Wenn Sie Personal beschäftigen und sich mehr
Zeit für Ihre Kernkompetenzen wünschen, dann
sprechen Sie mit uns:
Ihrem persönlichen, externen Lohnbüro!

Sind Sie manchmal unsicher, wenn Ihre Mitarbeiter komplizierte Fragen zu Sozialabzügen, Ferienguthaben oder Stundenabrechnungen stellen? Beschäftigen Sie ausländische Mitarbeitende, die quellensteuerpflichtig sind? Gerade in diesem Bereich ist Fachwissen Gold wert. Denn Sie als Arbeitgeber haften mit Ihrem Geld für die Quellensteuern Ihrer Mitarbeiter. Wie berechnen Sie Kranktage? Und ab wann zahlt die Versicherung? Wie, wann und wo ist dies anzumelden? Bestimmt haben Sie es auch schon festgestellt: Personaladministration ist aufwändig und zeitintensiv! Dazu kommen eventuell noch weitere Unsicherheiten bei Spezialfragen.

Lohnbuchhaltungen und Payroll sind ein heikles und komplexes Thema. Das Erstellen des Lohnausweises erfordert professionelles Wissen. Auch die neuen, zahlreichen Gesetze und Regelungen verlangen ein detailliertes Know-how.
In die Lohnbuchhaltung müssen sowohl steuerrelevante Informationen einfliessen, als auch laufende Gesetzesänderungen berücksichtigt werden. Die Tätigkeit im Personalwesen ist anspruchsvoll und verlangt fortwährende steuer- und sozialversicherungsrechtliche Abklärungen. Deshalb lohnt es sich, den ganzen Bereich Profis zu übergeben – die Zeitersparnis ist dabei ein weiterer wichtiger Pluspunkt! Doch überlegen Sie gut, welcher Treuhänder oder Personaldienstleister für Sie in Frage kommt, denn gerade die Salärabrechnung ist nur bei seriösen und vertrauenswürdigen Profis in guten Händen.
 
Es gibt verschiedene Formen der Saläradministration: Auslagerung der gesamten Lohnbuchhaltung inkl. Personaladministration oder eine Mischform, in der Sie die administrativen Aufgaben selbst übernehmen und nur die Erstellung der Lohnabrechnungen auslagern.

• Wofür Sie sich auch entscheiden: Sie gewinnen Zeit für die wichtigen Dinge im Personalbereich, die Ihnen persönlich am Herzen liegen und für die Sie sich engagieren möchten (Personalpflege, Teamevents, Ideensitzungen etc.). Eine wichtige Investition, denn begeisterte Mitarbeitende und ein angenehmes Arbeitsklima sind die Voraussetzungen für ein gutes Geschäftsergebnis.
  

Rufen Sie uns gleich an! Telefon 052 202 84 84 oder nennen Sie uns Ihr Anliegen über unser Kontaktformular.

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Das sind die häufigsten Fehler, wenn die Lohnbuchhaltung intern erledigt wird:

• Quellensteuern werden falsch oder gar nicht abgerechnet, respektive vom Lohn abgezogen. Dadurch kann ein erheblicher Geldverlust entstehen, weil nachträglich zu bezahlende Quellensteuern mit Verzugszinsen und Bussen belastet werden. Zudem besteht die Gefahr, dass sie vom Mitarbeiter (von Mitarbeitenden) im Nachhinein nicht zurückgefordert werden können.
• Der Anspruch auf Kinderzulagen wird nicht sorgfältig abgeklärt.
  Dadurch könnten zu viele Kinderzulagen an die Mitarbeitenden ausbezahlt werden, die allenfalls nicht mehr rückforderbar sind.
• Versicherungsleistungen (z. B. Krankentaggelder/Unfalltaggelder oder Leistungen aus der Erwerbsersatzordnung) werden nicht eingefordert.

Das sind die Vorteile, wenn wir uns um Ihre Lohnbuchhaltung kümmern:

• Sie gewinnen Zeit für Ihr Kerngeschäft und die Mitarbeiterbetreuung.
• Sie haben keine Lohnsoftware- und Ausbildungskosten Ihrer Mitarbeitenden.
  Sie müssen sich weder mit Behörden noch mit Steuerämtern und Versicherungen herumschlagen (auch Revisionen der AHV und Suva können bei uns stattfinden).
• Es gehen keine Fristen vergessen: Wir kümmern uns um deren Überwachung und Erinnerungen.
• Die Stellvertretung ist jederzeit geregelt, es entsteht kein Know-how-Verlust bei Kündigungen.
• Unsere Devise lautet: «Es gibt keine dummen Fragen.» Sie können uns also alles fragen, jederzeit.
• Wir stellen Ihnen unser Expertenwissen zur Verfügung mit permanenter Weiterbildung und langjähriger Erfahrung. Sie haben die absolute Sicherheit, dass alles richtig abgerechnet wird.
• Die Vertraulichkeit und der Datenschutz sind streng gewährleistet.
• Mit uns steht Ihnen ein verlässlicher Outsourcing-Partner zur Seite.

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Zielkunden:

Kleinstfirmen, KMU-Betriebe aller Branchen bis ca. 50 Mitarbeiter

Dienstleistungen – Outsourcing der Lohnbuchhaltung:

• Erstellen der monatlichen Lohnabrechnungen: Nach der Berechnung werden die Lohnabrechnungen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern direkt an deren Privatadresse geschickt
• Überweisung via DTA wird valutagerecht erstellt (Vorbereiten des Zahlungsverkehrs)
• Jahresendverarbeitung: Abrechnungen mit Sozialversicherungen (Deklarationen AHV, UVG/Suva, Kinderzulagen, Krankentaggeldversicherung)
• Erstellen der Lohnausweise Ende Jahr
• Quellensteuerabrechnungen
• Lohn- und Personaladministration:
  - Pflege der Ein- und Austritte
  - Anmeldung von Sozial- und Personenversicherungen
  - Anmeldung von Kinderzulagen und Kontrolle der Verfügungen
  - Arbeitgeberbestätigungen, Zwischenverdienstformulare
  - Variable Mutationen wie Spesenzahlungen, Boni, Ferienbezüge
• Arbeitszeitkontrolle, Verwalten der Soll-/Ist-Zeiten, Ferien- und Krankheitstage
• Unterstützung bei Berechnungen von Kurzarbeit
• Beratung und Unterstützung in den Bereichen Steuern und Sozialversicherungen
• Analysen und Berechnung der Arbeitgeberkosten
• Unterstützung beim Erstellen von Spesenreglementen
• Abrechnung von Arbeitnehmern ohne beitragspflichtigen Arbeitgeber mit Sitz in der Schweiz (ANobAG)
• Verbuchung in der Finanzbuchhaltung oder Erstellen eines Buchungsbelegs
• Software: «Dialogik Lohn»

• Unser Tipp: Nutzen Sie einfach unser Rundum-Sorglos-Paket. Darin enthalten sind alle Dienstleistungen der Lohnbuchhaltung und der Personaladministration.
  Sie können uns alle Arbeiten dieser Bereiche vollumfänglich übergeben. Als Ihr externes Lohnbüro garantieren wir Ihnen selbstverständlich auch pünktliche Verarbeitungstermine. Damit erwirtschaften Sie den grössten Zeitgewinn!

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Referenzen / Kundenaussagen:

«Die langjährige, kompetente und angenehme Zusammenarbeit freut uns immer wieder.»  Bruno Mojonnier, www.mojo-design.ch

«Die Dienstleistungen von Ihnen sind sehr gut und wir fühlen uns in Kompetenten Händen.» Renuka Baumgartner, BAUMGARTNERS REINIGUNGS-SERVICE www.baumgartners-reinigungs-service.ch

«Vor genau 10 Jahren habe ich die Firma home-alone.ch, Haustierbetreuung gegründet und Frau Kaiser hat mir mit Ihrer Fachkompetenz immer und jederzeit weitergeholfen! Alleine wäre das für mich unmöglich gewesen!! Und auch nach 10 Jahren lasse ich von der Firma Kaiser Buchhaltungen immer noch die Steuern, Jahresabschlüsse der Firma, Mwst. Abrechnungen etc. machen und bin immer extrem zufrieden. Es wird immer alles perfekt, übersichtlich und pünktlich erledigt!! Ich kann Kaiser Buchhaltungen jeder Privatperson und vor allem auch jedem Kleinunternehmen nur wärmstens empfehlen!»
André Förster, home-alone.ch, Haustierbetreuung GmbH

«Fühle mich sehr kompetent begleitet und unterstützt. Herzlichen Dank.»
Daniela Weinig, Arni

«Ich bin begeistert! Jemanden zu haben, der sich wirklich in unsere Situation hineindenken kann und darum besorgt ist, die beste Lösung für uns zu finden, ist eine grosse Entlastung.» B. M., Ermatingen
 
«Meine Fragen werden immer rasch und kompetent beantwortet. Die Unterstützung ist super und alle Arbeiten werden immer sauber und prompt erledigt.» S. S., Hettlingen
 
«Früher habe ich diese Arbeit selber gemacht – ich schätze es deshalb doppelt, dass es nun jemand anders tut und ich mich stattdessen um ‹Wichtigeres› kümmern kann.» S. S., Winterthur
 
«Für uns ist die Kompetenz, die schnelle und unkomplizierte Abwicklung und Erledigung der Arbeiten besonders wertvoll. Zusätzlich schätzen wir natürlich auch den informativen Newsletter.» B. M. und C. M., Winterthur  
 

Häufige Fragen:
 
Wie läuft die Einführung der Lohnbuchhaltung im Detail ab?
Wir setzen uns zusammen und besprechen alle wichtigen Facts wie Firmengrösse, Mitarbeiterzahl, Vertragssituationen bei Sozialversicherungen etc. Anschliessend bekommen Sie unsere detaillierte Offerte, die Ihnen alle unsere Dienstleistungen und Preise erläutert.
Nach Auftragserteilung tragen wir alle relevanten Informationen wie Sozialversicherungen, Pensionskassen, Arbeitszeiten und Lohnartenstamm zusammen und beginnen mit den folgenden Arbeiten:
- Eröffnung eines Mandanten im System und Programmierung sämtlicher Werte
- Erfassung aller Mitarbeiterdaten
- Testarbeiten und Plausibilitätskontrollen
Das System ist dann bereit für den ersten Abrechnungslauf.

Was passiert bei einem unterjährigen Vertragsbeginn?
Die Möglichkeit der Nachbuchung sämtlicher vergangener Monate seit Beginn eines Kalenderjahres erlaubt uns, jederzeit korrekte Abrechnungen zu erstellen. Sämtliche gesetzlichen Höchstgrenzen auf Jahresbasis werden somit eingehalten und abgerechnet.

Mit welchem Zeitaufwand müssen die Kunden ihrerseits für die monatliche Verarbeitung rechnen?
Anhand eines vordefinierten Terminplans senden Sie uns Ihre monatlichen Mutationen per Mail. Bei Fragen setzt sich unsere Sachbearbeiterin direkt mit der zuständigen Person in Ihrem Betrieb in Verbindung.

Wie ist der Datenfluss zwischen den Sozialversicherungspartnern der Kunden und Kaiser Buchhaltungen organisiert?
Idealerweise erteilen Sie uns eine entsprechende Vollmacht. Die Sozialversicherungen akzeptieren uns damit als direkte Kontaktadresse.
In diesem Fall erhält unsere Sachbearbeiterin sämtliche Korrespondenz. Somit können die nötigen Dokumente für die Lohnverarbeitung kopiert und die Originale umgehend an Sie weitergeleitet werden. Dies bietet Ihnen als Kunde den grossen Vorteil, keine zusätzlichen Unterlagen versenden zu müssen und garantiert jederzeit die Berücksichtigung von sämtlichen eingegangenen Mutationen für die nächste Lohnverarbeitung.

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Wie gelangen die Buchhaltungsdaten der monatlichen Lohnverarbeitung in die Buchhaltung der Kunden?
Wir erstellen monatlich einen Buchungsbeleg, der aufgrund der vordefinierten Kontierungen die Totale pro Konto bzw. Kostenstelle aufweist. Dies ist die Grundlage für die Verbuchung in Ihrer Finanzbuchhaltung. Falls wir uns auch um Ihre Finanzbuchhaltung kümmern, lesen wir einfach die Daten in die Finanzbuchhaltung ein.

Wie sieht das Vorgehen Ende Jahr mit den Jahresend-Auswertungen aus?
Nach Verarbeitung der letzten Lohnzahlung erstellen wir sämtliche notwendigen Dokumente und Auswertungen. Konkret sind dies die AHV, FAK und UVG-/KTG-Lohnsummenmeldungen, Lohnausweise, Lohnrekapitulative pro Jahr und Mitarbeiter, allfällige Quellensteuer-Bestätigungen sowie Pensionskassen-Lohnmeldungen für das neue Jahr.

Ein Kunde steht vor einer AHV- oder Suva-Revision. Ein anderer Kunde kennt sich zu wenig mit den Regelungen der Mutterschaftsversicherung aus. Welche Unterstützung bietet Kaiser Buchhaltungen?
Selbstverständlich steht Ihnen unser Team auch für Sonderanforderungen wie Revisionen zur Verfügung. Die entsprechenden Ausbildungen sowie die langjährige Erfahrung unserer Mitarbeiterinnen bieten Ihnen wertvolle Unterstützung bei allen arbeitsrechtlichen Fragen.

Wie stellen Sie Datensicherheit und Diskretion sicher?
Ihre Daten werden professionell verarbeitet und gesichert. Der korrekte Umgang mit vertraulichen Informationen und Daten, die dem Datenschutzgesetz unterstehen, ist für uns selbstverständlich.

Welche Software setzt Kaiser Buchhaltungen ein?
Wir verwenden «Dialogik Lohn» für unsere Dienstleistungen im Payroll-Bereich.
Für die Finanzbuchhaltung arbeiten wir mit «Sage50» (ehemals Sesam).

 

Wir bieten massgeschneiderte Buchhaltungen und steuerlich optimierte Jahres­abschlüsse mit Steuererklärungen sowie Beratungen bei Firmengründungen und mehr für Kleinstfirmen, KMU und Privatpersonen im Grossraum Winterthur/Zürich.

Rufen Sie uns an und vereinbaren Sie noch heute einen Termin!
Telefon 052 202 84 84 oder kontaktieren Sie uns mittels E-Mail.
Lernen Sie uns persönlich kennen: Wir nehmen uns gerne Zeit für Sie.

 

JA! Ich möchte die Lohnbuchhaltung auslagern und wünsche eine unverbindliche Offerte

Bitte kontaktieren Sie uns für eine Offerte per E-Mail

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KAISER BUCHHALTUNGEN GMBH Rudolfstrasse 31    8400 Winterthur

Tel  052 202 84 84 Fax 052 202 62 49 info@kaiser-buchhaltungen.ch www.kaiser-buchhaltungen.ch

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